Procesą peržiūrėti negalima keisti (kur dėsite kablelį)

Never let a good crisis go to waste" - Sr. W. Churchill

Puikiai šių metų realijas atspindinti frazė, ar ne? Jei būtų lengva sukurti ir valdyti verslą, turbūt verslininkais būtume visi. Verslo aplinka – amžinas variklis. Visai nenuostabu, kad kai rezultatai geri ar net puikūs, niekas nenori lįsti ir taisyti tai, kas jau veikia. Gal ir tiesa. Tačiau kartais organizmas pats parodo, kada jau gana ir prastėjantys rezultatai yra vienas iš tokių signalų. Ir tada, kaip kad sako mano vyras, vieni ieškome priežasčių, o kiti – galimybių.

Tad šis, net kelis mėnesius trukęs priverstinis sustojimas stipriai užtraukus rankinį stabdį suteikė gerą progą sustoti, paanalizuoti ir peržiūrėti, ką gi turime.

Procesas – tai ne tik ant balto popieriaus lapo teisingai ir gražiai sudėlioti žodžiai ar virtuoziškai nupiešta struktūra / schema. Tai ir rizikų, nuostolių suvaldymo veiksmų planas, ir teisingų, bei tinkamų žmonių kompetencijų išgryninimas, ir kliento aptarnavimo ar kokybės standartas, ir t.t. Galime ginčytis iki begalybės, bet be tinkamai sudėlioto proceso ir veiksmų plano, rezultatai gali nedžiuginti.

Aš laikausi nuostatos: „jeigu nori pokyčio, pradėk nuo savęs“. Man ji tinka ir darbe, ir asmeniniame gyvenime. Būsiu nuoširdi, ar tvarkau savo drabužių spintą, ar kliento verslo procesus, naudoju tuos pačius etapus:

1.     Revizija

Turbūt visi sutiksit, kad nejudinamas daiktas po tam tikro laiko gali pradėti pelyti, veiksmai tampa įpročiu, o procesai – pasensta. Verslo procesai turi kitą keistą savybę – ilgai neliečiami jie pradeda gyventi savo gyvenimą ir neretai tokie procesai ne tik kad nepadeda, bet ir pradeda maišyti. Taigi, kad galėtume prisitaikyti prie besikeičiančios rinkos sąlygų, nusimatytume rizikas, bent kartą per metus / du turėtume skirti laiko procesų REVIZIJAI.

Procesas – darbinis arklys. Jis ne turi būti gražus ir pūkuotas. Jis turi vienintelį tikslą – paaiškinti, kaip viskas vyksta. Kad įsitikinčiau, ar proceso aprašas yra teisingas, naudoju paprastą metodą - duoti aprašytą procesą žmogui, kuris neturi su juo nieko bendro. Jei iš pirmo karto, be atskiro paaiškinimo jis galės paaiškinti veiksmų seką nuo A iki Ž – procesas aprašytas teisingai. Ir nebandykite teisintis, kad jūsų procesas TOOOKSS sudėtingas, kad jo neįmanoma aprašyti, nes kažkur ir kažkodėl yra niuansų ar slapukų. JŲ NĖRA IR BŪTI NEGALI!!! Procesas darbo įrankis, mokomoji medžiaga, rizikų valdymo planas ... kokie dar niuansai ir slapukai jame gali būti???

Revizijos etape labai svarbu nebijoti užduoti klausimą: „už ką moka klientas?. Atsakyti į šį tikrai nelengvą klausimą galėtų padėti Vertės srauto žemėlapio metodas (LEAN terminais, tai būtų VSM). Tai nėra lengvas metodas, bet kam dabar lengva. Šis metodas padeda išanalizuoti ir optimizuoti vykdomą funkciją ir dažnu atveju funkcijos vykdomas laikas sutrumpėja 20-30 proc.

2.     Analizė

Atlikus reviziją ir pasiekus net minimalius rezultatus atsipalaiduoti nevertėtų. „Išsivalius“ įsijungia stiprus ir nepamatuotas „shopaholic“ instinktas. Ypač dažnai po tokio neįvertinto ir nepamatuoto apsipirkinėjimo / investavimo tenka ~ 50 proc. įsigytų daiktų grąžinti ar dar blogiau tiesiog išmesti. Tad po revizijos etapo geriausias jūsų draugas turėtų būti Finansų vadovas, kuris drąsiai pasakytų: „Stop. Kol neturim pilnos analizės, prie piniginės šiukštu niekam“.

Atliekant analizės etapą didžiausią vertę duos „teisingi“ klausimai, kurie turi būti drąsūs, aiškūs, skatinantys įsigilinti ir gal net kvestionuoti vieną ar kitą jau esamą sprendimą.

Man labai patinkantis proceso analizės metodas – Vertės žemėlapio analizė (LEAN terminais, tai būtų VACA). Šis metodas padės bet kokį procesą išnarstyti po kaulelį. Turint tokį smulkų proceso vaizdą yra lengviau įvardinti problemas bei galimybes.

Analizės etape „nepatogių“ klausimų būti negali. Mes kuriame sau, tad būtų labai keista, jei bandytumėt patys nuo savęs kažką nuslėpti. Jei šiame etape meluojame ir slepiame, kiti etapai nebepadės.

3.     Planavimas

Ir pokyčius reikia planuoti. Verslą statome ne vienerius metus, tad drastiškiems pokyčiams „čia ir dabar“ ne vieta, reikia labai stipraus pasiruošimo. „Sulaužyti“ procesą įmanoma, su stipriu proceso šeimininku manau, kad net pavyktų ir įgyvendinti. Bet nereikia kraštutinumo, tad gal pradėkime palengva.

Planavimo etape turėtų gimti verslo procesų medis, o šalia ir sprendimų matrica. Man labai patinka Projektų valdymo procesas (ang. Project management). O jei dar yra galimybė įsigyti, arba įmonė jau turi tam skirtus IT sprendimus – tikra fantastika. Šis įrankis gali būti pritaikymas tiek visam procesui tiek atskiroms procesų dalims / etapams.

Planuojant nepamirškite susidėlioti prioritetų. Kuo daugiau norėsite pasidaryti vienu etapu, gali įvykti ir taip, kad nepasidarysite nieko. Čia ne olimpinės varžybos, kai laimi pirmas. Nepamaišys „MoSCoW method“ metodas: Must have, Should have, Could have, Won‘t have or Wish ( liet. privalu turėti, turėtume turėti, galėtume turėti, neturėsime arba kartais dar norų sąrašas).

Pamenu, kai vienoje bendrovėje kūrėme „darbuotojų pritraukimo ir išlaikymo“ principus. Vadovas davė užduotį: „Pirmajam susitikimui – atmeskite visus stereotipus ir leiskite sau pasvajoti.“ Tai ko tik neprisigalvojom: nuo minkštutėlio pusryčių ragelio, bananų, sausainių, grožio ar masažo salonų, iki kruizinių kelionių komandai po Viduržemio jūrą, dirbtuvių Šveicarijos Alpėse :) Po šio susitikimo gimė 250 eilučių „Wish-list“ (liet. svajonių sąrašas). Po dar kelių susitikimų, kurių metu analizavome įgyvendinimo svorį, t.y. vertinome trukmę, kainą, naudą, sudarėme strateginį, 80 eilučių planą 4 metams. Šį planą pavyko įgyvendinti 90 proc.

4.     Įgyvendinimas

Nustatytų tikslų įgyvendinimas yra kaip naujo įpročio formavimas. Reikalinga kantrybė ir nuoseklumas. Pokytis savaime suprantamas, kaip neigiamas dalykas, o jei tas pokytis apima daug ir esminių verslo dalių ... darbuotojus gali ištikti šokas.

Labai didelei daliai žmonių (Darbuotojų) pokytis reiškia stabilumo praradimą, netikrumą dėl ateities. Pagalvokite, jeigu kiekvieną dieną atėję į darbą nerastumėte savo kavos puodelio, stalo, spausdintuvo ar kito jums įprasto darbo įrankio ten kur palikot vakar ir tikitės rasti šiandien ... tai gali išmušti iš vėžių, vieniems ilgesniam, kitiems trumpesniam laikui, o kitiems tai įprasta, nes neturi nuolatinės darbo vietos prie stalo.

Šiame etape daug dėmesio skirkite Komandai!!! Ne visi mes sugebame per akimirką prisitaikyti prie pasikeitimų. Ne visi turime žinių, įgūdžių ir kompetencijų įgyvendinti pokytį. Kartais būna ir taip, kad nesuprantame, ką turime įgyvendinti, o ir paklausti nedrįstame.

Teko dalyvauti viename projekte, kurio tikslas centralizuoti tam tikras funkcijas. Projektas apėmė daugiau, nei 40 subjektų, kur vieni buvo visiškai autonominiai, kiti tik iš dalies veikė kaip atskiri subjektai. Labai gerbiu projekto komandą, kuri suvokdama, kokio mąsto tai yra pokytis ir kad projekto sėkmė yra Komanda ... pirmus metus skyrė pokyčiui darbuotojų galvose :) . Kokių tik susitikimų neturėjom ir 1-on-1, ir 1-on-2, ir 10-on-10 ir t.t. ir pan. :) Bet visi jie buvo skirti ne pačio projekto planui sudėlioti, o žmonių požiūrio ir suvokimo keitimui. Skatinome darbuotojus teikti pasiūlymus, ką galime pakeisti patys (LEAN terminais tai būtų KAIZEN), kaip galime palengvinti savo kasdieninį darbą ir jame kylančias problemas. Prasidėjus pirmam projekto etapui nebebuvo išsigandusių akių, nes jau metus skatinome juos pačius nagrinėti savo veiklą, o kasdieniniuose darbuose susidūrus su problemomis ieškoti naujų sprendimo kampų.  

Ne visi mes turime kompetencijos įgyvendinti pokytį, ne dėl to, kad nesuprantame ką turime daryti, bet dėl to, kad pokytis gali turėti daug ir labai skirtingų dedamųjų, kuriuos suvaldyti kartais būna labai sunku. Kuo didesnis pokytis, tuo daugiau dedamųjų.

SVARBIAUSIA – NEKOPIJUOKIT!!!

Tai, kas tinka pažįstamo automobilių serviso verslui, gali visiškai netikti Jūsų sandėlių veiklai. „copy-paste“ metodas procesuose neveikia. Galima pasiskolinti idėją, mintį, bet jokiu būdu negalima kopijuoti visos veiksmų sekos.  

5.     Kontrolė

Sveikos kontrolės niekada nebūna per daug. Kai imamės pokyčio, keisiančio nusistovėjusią tvarką, kontrolė turi būti ir finansinė, ir kokybinė, ir kiekybinė, ir net moralinė.

Turbūt svarbiausias šio etapo aspektas būtų – teisingų funkcijų (rolių) paskirstymas. Kiekvienas projektas turi turėti savo šeimininką. Kiekviena komanda turi turėti bendras žaidimo taisykles. Teisingai sudėliota sprendimų ir atsakomybių matrica (dar kitaip vadinama X-Matrica) padės įgyvendinti bet kokios apimties projektą. Nepamesti plano taip padėtų A3 planavimas. Mes su komanda kasdieninių darbų eigai naudojom – Trello, bet turėjome ir paprasčiausiame Google kalendoriuje.  

Nebijokite pokyčių. O jei jų bijote – susiraskite žmogų, kuris sugebės numalšinti jūsų baimes, padės peržiūrėti procesus ir pagerinti gal jau ir taip labai gerą jūsų veiklos rezultatą.