Kai pamirštame, kad ant torto visada reikalinga vyšnaitė. Naujo darbuotojo įvedimas.

You never get a second chance to make a first impression – Andrew Grant

Nėra vieningos nuomonės, kada prasideda naujo darbuotojo įvedimo procesas. Kaip ir nėra vieningos nuomonės, kiek laiko jis turi trukti. O kaip jis turėtų atrodyti ir kokias temas apimti, kiekvieno vaizduotės vaisius.

Per savo darbinę karjerą, teko ir kurti, ir pačiai patirti įvairių įvedimo procesų, nuo kelių dienų iki keliolikos mėnesių. Vieni prasidėdavo nuo pirmo kontakto su organizacija dienos, kiti likus savaitei iki pirmos darbo dienos. Visi jie turėjo savo tikslą ir įspūdžio kūrimo funkciją tikrai atliko. Teigiamą ar neigiamą, jau čia kitas klausimas.

 Pirmosios dienos, savaitės, mėnesiai, metai yra labai svarbūs ir naujam darbuotojui, ir įmonei. Ir visiškai nesvarbu su kokia darbine patirtimi, išsilavinimu ar kompetencijomis ateina naujokas. Kiekviena organizacija yra unikali, ir norėdama pritraukti bei išlaikyti stiprius, vertę kuriančius bei įsitraukusius darbuotojus, turi atlikti namų darbus.

Ar toks elementarus dalykas, kaip naujo darbuotojo įvedimo procesas gali padėti pritraukti kandidatų, sumažinti bandomojo laikotarpio kaitą, padidinti įsitraukimą ir produktyvumą?

Talentų pritraukimas.

Visai nesenai, teko išgirsti, kad šiuolaikinį darbuotoją galima „nupirkti“ naudojant „all included“ naudų paketą: šiuolaikiškai įrengtas, įvairiausių laisvalaikio žaisliukų prigrūstas ofisas, laisvas darbo grafikas, workation‘ai, nemokama kava, vaisiai ir kruasanai ir t.t. ir pan. Na meluočiau sakydama, kad čia visiška nesąmonė. Tačiau tai tik dalis tiesos.

 PricewaterhouseCoopers 2019 metais atlikta „Future of Recruiting survey“ apklausa[1] parodė, kad beveik pusė kandidatų (45 proc.) atmetė darbo pasiūlymą dėl ypač blogos patirties atrankos etape. Taigi nežiūrint į tai, koks „stebuklingas“ yra įmonės siūlomas papildomų naudų paketas, jis nepaslėps klaidų padarytų atrankos etape. Karantino skaičiai, taip pat ne organizacijų naudai, jie dar didesni.

Dažniausiai kandidatų įvardintos priežastys, apibūdinančios neigiamą patirtį atrankos etape, buvo kandidato ignoravimas, atrankos proceso trukmė ir etapų skaičius.

Tikrai žinau tą jausmą, kai skaitai gyvenimo aprašymus ir nesupranti ar čia verkti, ar čia juoktis. Ir suprantama, kad kartais rankos nekyla kažkaip sureaguoti į tokią rašliavą. Bet lygiai taip pat suprantu ką jaučia kandidatas, kuris kandidatavo, gal ir ne visai įsigilinęs į pozicijos reikalavimus ir darbo pobūdį, tačiau tikisi atsakymo. Manau, kad automatiškai sugeneruotas elektroninio laiško pranešimas yra geriau nei jokio.

 Išlaikymas.

Išeinančio darbuotojo pakeitimas yra vienas brangiausių procesų organizacijoje. Ir ne tik dėl to, kad reikia mokėti atrankų agentūrai ir skirti laiko pokalbiams su kandidatais. Brangiausiai kainuoja išeinančio darbuotojo patirtis ir produktyvumas. Šių dalykų neina nukopijuoti ir perduoti kitam.

Įmonės galvoja, kad darbas atliktas, kandidatui priėmus darbo pasiūlymą. Tačiau tai tik pradžia. Net pirmoji darbo diena gali apversti viską aukštyn kojom ir teks pradėti nuo pradžių.

Human Capital Institute ir Kronos Incorporated atliktas tyrimas[2] atskleidė, kad 25 proc. naujai priimtų darbuotojų, dėl silpno įvedimo proceso, palieka organizaciją per pirmuosius tris mėnesius. Karantinas šį procentą pakėlė iki daugiau nei 30 proc. Tame pačiame tyrime dalyvavę ir teigiamą įvedimo proceso patirtį turėję 69 proc. darbuotojų, teigė dėliojantys ilgalaikius karjeros planus organizacijoje.

Tinkamai parengtas įvedimo procesas padės ne tik susipažinti su organizacija, tačiau taip pat ir supažindins darbuotoją su procesais ir įrankiais, kurie jam padės būti produktyviu ir įsitraukusiu. Glassdoor tyrimas atskleidė, kad organizacijos turinčios stiprų naujo darbuotojo įvedimo procesą išlaikymą padidina 82 proc.

Produktyvumas.

Nėra tiek svarbu ar ateinantis naujas darbuotojas keičia išėjusį darbuotoją ar kuriama nauja pozicija, abiem atvejais reikia laiko įsibėgėti. Kad įsibėgėjimas būtų sėkmingas, turi būti aiškus ir visą apimantis planas.

62 proc. Aberdeen Strategy & Research tyrime[3] dalyvavusių bendrovių nurodė, kad laiko ir našumo santykio rodiklis buvo pasiektas greičiau, naujiems darbuotojams taikant įvedimo procesą. 82 proc. tame pačiame tyrime dalyvavusių bendrovių teigė, kad darbuotojai, kurie turėjo stiprų įsitraukimo procesą, buvo labiau motyvuoti, įsitraukę, greičiau pritapdavo kolektyvine.

 Kiekvienas procesas turi tikslą, tinkamai sudėliojus reikiamus veiksmus, gaunamas rezultatas. Įvedimo proceso tikslas, kad per kuo trumpesnį laiką būtų pasiektas aukščiausias produktyvumo lygis.

Įvedinimo proceso elementai.

Manot, kad maišas pinigų, „obuoliukai“ ir geras kampas nuotraukai iš ofiso socialinei medijai ... tai situacijos nepablogins, tačiau naujo darbuotojo įvedimas nėra apie „žaisliukus“, kuriuos organizacija gali pasiūlyti naujam darbuotojui. Tai procesas, padedantis naujam darbuotojui: visų pirma, susipažinti su organizacija, jos kultūra, vertybėmis, tikslais bei lūkesčiais; visų antra, darbuotojas supažindinamas su procesais bei įrankiais, kurie padės jam būti produktyviu bei sėkmingu naujoje pozicijoje.

Interneto platybėse rasite begales pavyzdžių, kaip turi atrodyti, kokias temas turėtų apimti įvedimo procesas. Man labiausiai patinka 2010 metais dr. T. Bauer iš SHRM fondo išgryninti keturi, visą apimantys, naujo darbuotojo įvedimo proceso, elementai, dar vadinami Four C‘s[4]: Compliance, Clarification, Culture, Connection (liet. Atitiktis, Išgryninimas, Kultūra, Bendradarbiavimas):

  • Compliance (liet. atitiktis) – tai vadinamasis formalusis lygis. Formos, instruktažai, supažindinimai su įmonės teisiniais dokumentais ir pan. Žodžiu, administraciniai dalykai, kurių niekas nemėgsta, BET kuriuos reikia padaryti. (pvz. darbuotojo knyga, darbo tvarkos taisyklės, sauga ir sveikata darbe ir pan.).
  • Clarification (liet. Išgryninimas, išaiškinimas) reiškia, kad naujas darbuotojas turi suprasti savo funkciją ir žinoti įrankius, kurie padės jam būti produktyviu ir tobulėti savo darbe. Ir atvirkščiai, organizacija turi nuspręsti ko nori iš naujo darbuotojo. Kokius tikslus ir rezultatus turi pasiekti naujas komandos narys. (pvz. veiklos matricos, struktūra, darbo procedūros, darbo rodikliai ir pan.).
  • Culture (liet. kultūra) apima formalių ir neformalių normų taikymą organizacijoje. Tai organizacijos vidinis veidas, kalba, kultūra, politika, vertybės. Kas verčia verslą judėti formaliai ir tarp eilučių. (pvz. pristatymai ir prisistatymai, video apie įmonę ir jos gyvenimą, susirinkimų politika, bendravimo kultūra, apranga ir pan.).
  • Connection (liet. bendradarbiavimas, ryšiai) – tai santykio kūrimas kolektyve. Vidinės komunikacijos kanalai, kuriami tam, kad dalintis, mokytis, padėti, kurti. (pvz. vidiniai renginiai, grįžtamasis ryšys, apklausos, Kolegos-Mokytojai, Mentoriai ir pan.).

Sparčiai augant įrankių ir platformų rinkai, skaitmenizuoti visą naujo darbuotojo įvedimo procesą ar jo elementus, tapo labai paprasta ir nebrangu (pvz. Jira, Slack, Basecamp, Asana, SharePoint, Trello ir pan.). Pasirinkus tinkamą įrankį, palengvinamas ne tik duomenų surinkimo, supažindinimo ir atsekamumo procesas, kartu stiprinamas darbdavio įvaizdis bei didinamas darbuotojų įsitraukimas.

Tačiau nepamirškit, kad įrankis tėra įrankis. 2020 metais publikuota Deloitte Development LLC rinkos apžvalga[5] atskleidė pasikeitusias rinkos žaidimo taisykles. Organizacijos, laikančios naujo darbuotojo įvedimo procesą automatine operacija, apgaudinėja tik pačios save. Tikėtis, kad naujas darbuotojas per naktį perskaitęs tūkstančius lapų politikų, instrukcijų ir procedūrų, kitą dieną bus visų galų meistru. Nuvilsiu. It's not gonna happen!

Nemeluosiu, stiprų ir vertę kuriantį įvedimo procesą, sukurti nelengva. Žinoma formalus, naujo darbuotojo įvedimo procesas yra tikrai geriau negu nieko.

Ką reiškia formalus įtraukimo procesas?

Jūsų organizacijoje, naujo darbuotojo įvedimas trunka 1-ną dieną, o gal 1-ną savaitę? O gal vizgi 6-ias savaites, kaip Google ar Nike? Google sukurtas "just in time" naujų darbuotojų įvedimas tai nuolatinis mokymasis, dalyvavimas įvairiausiuose projektuose, įgalinimas kurti, augti, drąsiai dalintis mintimis bei idėjomis, mokytis iš kolegų ir vadovų, "šešėliauti" bei mentoriauti.

Mano anksčiau jau minėta dr. T.Bauer paaiškina, kad formalus naujo darbuotojo įvedimas yra žymiai geriau nei jokio. Ji apibūdina tris, naujo darbuotojo įvedimo proceso, lygius: pasyvusis, aukšto potencialo ir proaktyvus:

  • Passive Onboarding (liet. pasyvusis) - taisyklės, taisyklės ir dar kartą taisyklės. Iš esmės, tai naujo darbuotojo supažindinimas su organizacijos politikomis, taisyklėmis bei tvarkomis. Labai formalus be fanfarų ir didelių preliudijų.
  • High potential onboarding (liet. aukšto potencialo) apima išaiškinimą bei išgryninimą darbo pozicijos ir lūkesčių rezultatui, šiek tiek vidinės kultūros ir supažindinimo su svarbiausiais kolegomis, kurie padės įsivažiuoti ir suprasti organizaciją, jos veikimo būdą, vadovavimą ir informacijos šaltinius.
  • Proactive onboarding (liet. proaktyvus) yra išsamus ir sistemingas, apjungiantis organizacijos ir personalo valdymo politikos strategiją, interaktyvus ir proaktyvus procesas. Kuriant bei įgyvendinant šį procesą, didelis dėmesys skiriamas darbuotojo lūkesčiams bei pasitenkinimo jausmui. Ypač skatinamas bei palaikomas atvirumas, įsitraukimas, aktyvus dalyvavimas ir projektų iniciavimas.
Onboarding doesn't have to be on-boring!

Kompanijos Zappos, ilgai kurtas ir tobulinamas naujo darbuotojo įvedimo procesas turbūt yra ryškiausias proaktyvaus įvedimo proceso pavyzdys.

Zappos siekis buvo, sukurti linksmą ir unikalią patirtį kuriantį, naujo darbuotojo įvedimo procesą. Jis trunka 4-ias savaites ir privalomas VISOMS pozicijos, be jokių išimčių. Jų metu, darbuotojas neatlieka jokių, tiesioginių savo darbo užduočių, tačiau yra išsamiai supažindinimas su įmonės istorija ir svarbiausiomis vertybėmis. Per žaidimus bei projektus su kolegomis, tikrąja ta žodžio prasme, turi išmokti teikti "WOW" įspūdį kuriantį, kliento aptarnavimą.

The original motivation for doing it was to make sure that people were there for reasons beyond a short-term paycheck. Tony Hsieh, Zappos CEO

Po šių keturių intensyvaus darbo savaičių, kiekvienas naujas darbuotojas turi galimybę pergalvoti ir apsispęsti, ar mums pakeliui. Zappos filosofija sako, kad kiekvienas naujas komandos narys turi patikėti tuo ką kuriame. Jeigu, organizacijos palaikomos vertybės ir kuriama kultūra naujam darbuotojui nepriimtina, tai geriau tai išgryninti dabar, nei kankintis keletą metų. Beje, visi nauji darbuotojai apsisprendę palikti organizaciją per pirmąjį mėnesį, gauna vieno mėnesio darbo užmokesčio dydžio kompensaciją.

Kai organizacijoje stebima, nemaža darbuotojų kaita. Patartina atkreipkite dėmesę į įvedimo procesą. Jis turi didelę įtaką naujų darbuotojų įsitraukimui ir išlaikymui.

Štai keletas elementų į kuriuos turite atkreipti dėmesį, kurdami įvedimo procesą:

  • Įvedimą pradėkite anksčiau nei pirmąją darbo dieną. pvz. savaitė prieš
  • Planuokite, kad pirmoji darbo diena turi būti ypatinga. pvz. šventiški pietūs su vadovu ir kolektyvu
  • Naudokite formalų, išbandymo laikotarpio planą, kuris būtų nuolat plėtojamas ir įgyvendinimas. pvz.
  • Kurkite įtraukiančią, o ne nuobodžią informacijos perdavimo stiliaus programą. Naudokite technologijas, įtraukite Kolegas ir suinteresuotas šalis. pvz. naujoko diena, kurios metu įmonės istoriją pasakoja jos įkūrėjas arba seniausiai dirbantis kolega.
  • Nepamirškite stebėti įvedimo proceso ir svarbių laiko elementų tokių kaip 30, 60, 90 ir 120 dienų naujame darbe. Pirmasis metinis pokalbis.
  • Įsitikinkite, kad naujas darbuotojas supranta jo pozicijos tikslus, terminus, atsakomybes bei rezultato lūkesčius.

Kai suprasite, kad įvedimo procesas yra tiek pat svarbus, kaip bet kuris kitas organizacijos veiklą palaikantis procesas, žengsite žingsnį, kuris nulems didelius pokyčius Jūsų organizacijoje.

It is not the strongest of the species that surivevs, nor the most intelligent, but the one most responsive to change - Charles Darwin.

[1] https://www.pwc.com/us/en/services/consulting/workforce-of-the-future/library/hr-recruiting.html

[2] https://www.kronos.com/resources/new-hire-momentum-driving-onboarding-experience-research-report

[3] https://20paaq34jn6d2ru393f7pe32-wpengine.netdna-ssl.com/wp-content/uploads/Welcome-to-twentyfirst-century-onboarding-032016.pdf

[4] https://www.shrm.org/foundation/ourwork/initiatives/resources-from-past-initiatives/Documents/Onboarding%20New%20, Employees.pdf

[5] https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/us/Documents/human-capital/us-onboarding-solutions-market-primer.pdf

PAPILDOMOS NUORODOS:
  1. https://www.apollotechnical.com/why-onboarding-is-important/
  2. https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2021/07/28/why-your-employees-are-leaving-en-masse-and-the-surprising-factor-that-will-keep-them/?sh=7dc108a440fb
  3. https://www.techrepublic.com/article/the-great-resignation-of-2021-are-30-of-workers-really-going-to-quit/
  4. https://www2.deloitte.com/us/en/insights/focus/human-capital-trends.html
  5. https://www.weforum.org/agenda/2021/06/remote-workers-burnout-covid-microsoft-survey/
  6. https://www.cnbc.com/2021/04/19/1-in-4-workers-is-considering-quitting-their-job-after-the-pandemic.html
  7. https://www.recruitingnewsnetwork.com/posts/job-seeker-nation-fear-uncertainty-and-a-serious-desire-to-work-remotely-dominate